Fast Forward Architects & Engineers is een dynamisch, tweetalig architecten- en ingenieursbureau gevestigd in Brussel.
Met een sterke expertise in renovatie en overheidsopdrachten zijn we vandaag actief in zowel de publieke als de private sector, waaronder residentiële, luxe- en diplomatieke markt. Met een team van ongeveer 32 gedreven professionals streven we naar kwaliteit, efficiëntie en innovatie. Voor de verdere versterking van onze organisatie zoeken wij een Operations & Administration Manager: een veelzijdige professional die financiële expertise combineert met organisatietalent, autonomie en een uitgesproken hands-on mentaliteit.

Jouw rol
Je versterkt ons managementteam en werkt nauw samen met de bestuurder en de CSO.
Als ervaren generalist ondersteun en coördineer je uiteenlopende aspecten van de dagelijkse bedrijfsvoering, met bijzondere aandacht voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van onze opdrachten voor Defensie. Je denkt mee, neemt initiatief en steekt zelf de handen uit de mouwen. Je zorgt ervoor dat dossiers niet alleen worden opgevolgd, maar ook daadwerkelijk vooruitgaan. Je schakelt moeiteloos tussen complexe dossiers en praktische, dagelijkse uitdagingen. De functie biedt ruimte om geleidelijk meer verantwoordelijkheden op te nemen binnen het management en de bedrijfsorganisatie.

​​​​

Jouw verantwoordelijkheden

​

Financiën & administratieve opvolging

​

• Opvolgen van facturatie, betalingen, budgetten, cashflow en financiële rapporteringen.

• Financiële gegevens analyseren en interpreteren; samenwerken met de externe bedrijfsrevisor.

• Mee bewaken van de administratieve en financiële opvolging van projecten.

​​​

Projectondersteuning & management

​

• Administratieve en organisatorische opvolging van projecten, onder meer voor Defensie: planning, rapportering, documenten, deadlines, contractuele formaliteiten en procedures binnen overheidsopdrachten.

• Managementbeslissingen voorbereiden, actiepunten bewaken en dossiers zelfstandig tot een goed einde brengen.

• Praktisch en organisatorisch aanspreekpunt zijn voor collega’s en externe partners, zonder de technische projectleiding over te nemen.

​​​

Algemene diensten & bedrijfsorganisatie

 

• Coördineren van leveranciers, externe dienstverleners, kantoorwerking en ondersteunende diensten.

• Mee opvolgen van facilitaire zaken en interne procedures.

• Werkprocessen vereenvoudigen en bijdragen aan digitalisering en administratieve efficiëntie.

​

Ondersteuning bij contracten, verzekeringen & zakelijke dossiers

 

• Ondersteunen bij offertes, kandidatuurstellingen en aanbestedingsprocedures, onderhandelingen en juridische dossiers.

• Mee opstellen en opvolgen van overeenkomsten, verzekeringsdossiers en contractuele verplichtingen.

• Coördineren van contacten met opdrachtgevers, studiebureaus, verzekeraars en externe adviseurs.

​

Wie we zoeken

 

• Je beschikt over een masterdiploma in een economische, financiële of bedrijfskundige richting.

• Je hebt minstens 15 jaar relevante professionele ervaring in een brede financiële, administratieve of managementfunctie.

• Je bent uitstekend tweetalig Nederlands-Frans, mondeling én schriftelijk. Kennis van het Engels is een troef.

• Je hebt een stevige financiële basis en kunt financiële gegevens zelfstandig analyseren en interpreteren.

• Kennis van of ervaring met de publieke sector, overheidsopdrachten en de bijbehorende wetgeving is een belangrijke troef.

• Je hebt affiniteit met contracten, verzekeringen en juridische dossiers.

• Je bent een echte generalist: je houdt van afwisseling en voelt je comfortabel bij uiteenlopende verantwoordelijkheden.

• Je bent analytisch en gestructureerd, maar vooral ook hands-on, zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.

• Je bent discreet, betrouwbaar, communicatief sterk en diplomatisch, met de nodige assertiviteit.

• Je beheerst MS Office, in het bijzonder Excel, en voelt je thuis in een digitale werkomgeving.

• Ervaring in de bouwsector, architectuur, engineering of een projectgedreven onderneming is een plus.

​​

Wat wij bieden

​​

• Een bijzonder veelzijdige functie met zichtbare impact op de dagelijkse werking van ons bureau.

• Nauwe samenwerking met het management, veel autonomie en ruimte om te groeien.

• Een professionele, collegiale en tweetalige werkomgeving met echte (familiale) KMO-spirit.

• Een correcte verloning, afgestemd op jouw ervaring en verantwoordelijkheden.

​

Interesse?

​

Ben jij een ervaren generalist die graag verantwoordelijkheid neemt én zelf de handen uit de mouwen steekt?
Stuur je CV naar pascale.van.overmeir@ffwarch.eu én wim.tielemans@ffwarch.eu.

We kijken ernaar uit je te ontmoeten!

​

​

Ons aanbod in detail vindt u hier